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隨著新技術(shù)的普及和房地產(chǎn)行業(yè)的數(shù)字化,數(shù)據(jù)保護(hù)正在住宅和商業(yè)房地產(chǎn)項(xiàng)目、服務(wù)和交易中占據(jù)一席之地。
住宅物業(yè)中的智能電表、遠(yuǎn)程控制供暖或訪問門鈴攝像頭可能會(huì)引發(fā)數(shù)據(jù)保護(hù)問題。收集訪問者的疫苗接種狀態(tài)意味著您正在處理受更嚴(yán)格法律制度約束的特殊類別的個(gè)人數(shù)據(jù)。
信息專員辦公室 (ICO) 在涉及使用閉路電視以及最近在房地產(chǎn)中使用面部識(shí)別和生物特征驗(yàn)證技術(shù)時(shí)特別警惕。
何時(shí)適用數(shù)據(jù)保護(hù)?
通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例 (GDPR) 和 2018 年數(shù)據(jù)保護(hù)法對(duì)“控制者”以及在較小程度上對(duì)“處理者”施加了某些義務(wù)??刂普哓?fù)責(zé)遵守?cái)?shù)據(jù)保護(hù)原則,而處理者則遵循控制者的指示。
“個(gè)人數(shù)據(jù)”是關(guān)于個(gè)人、與個(gè)人相關(guān)或影響個(gè)人的任何信息。例如,技術(shù)能源使用數(shù)據(jù)可以揭示占用者的位置或用于推斷有關(guān)他們的日常生活和習(xí)慣的信息。
如果業(yè)主、房東和承租人收集與其財(cái)產(chǎn)相關(guān)的個(gè)人數(shù)據(jù),他們可能會(huì)成為控制者。例如,商業(yè)地產(chǎn)所有者可能會(huì)在其場(chǎng)所運(yùn)行閉路電視系統(tǒng)。系統(tǒng)收集的所有圖像數(shù)據(jù)將構(gòu)成個(gè)人。
另一方面,物業(yè)管理公司可以代表房東與作為處理者的租戶進(jìn)行互動(dòng),例如,通過為擬議的維護(hù)項(xiàng)目收集接受表格。在這種情況下,姓名、地址、簽名和其他個(gè)人數(shù)據(jù)將由處理者傳遞給負(fù)責(zé)控制者的房東。
控制者將對(duì)他們的處理者負(fù)責(zé)。如果由于處理器的疏忽而將敏感的占用者數(shù)據(jù)泄露給惡意的第三方,如果由于系統(tǒng)故障或收集了過多的位置數(shù)據(jù)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)不可用,則可能導(dǎo)致房東或物業(yè)經(jīng)理承擔(dān)責(zé)任。這就是為什么必須謹(jǐn)慎選擇服務(wù)提供商,并遵守適當(dāng)?shù)谋M職調(diào)查評(píng)估和數(shù)據(jù)處理協(xié)議。
實(shí)現(xiàn) GDPR 合規(guī)的關(guān)鍵步驟
GDPR 合規(guī)性需要一些關(guān)鍵步驟以及對(duì)政策、程序和培訓(xùn)的初始投資。
· 進(jìn)行數(shù)據(jù)地圖并了解您的個(gè)人數(shù)據(jù)。
· 對(duì)于每項(xiàng)活動(dòng),確定您處理個(gè)人數(shù)據(jù)的原因以及合法依據(jù)。
· 更新您的隱私聲明,讓所有個(gè)人都可以輕松訪問它們。
· 實(shí)施適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)保護(hù)政策和程序,并為員工提供培訓(xùn)。
· 指定適當(dāng)熟練的員工來照顧您的數(shù)據(jù)保護(hù)合規(guī)性。
· 審查第三方的可靠性并簽訂適當(dāng)?shù)膮f(xié)議。
· 審查您的數(shù)據(jù)共享安排,并根據(jù)具體情況評(píng)估每個(gè)執(zhí)法訪問請(qǐng)求。
· 確保在英國(guó)境外傳輸?shù)膫€(gè)人數(shù)據(jù)得到適當(dāng)保護(hù)并且傳輸是合法的。
· 記錄您的評(píng)估,例如合法權(quán)益評(píng)估、轉(zhuǎn)讓影響評(píng)估、數(shù)據(jù)保護(hù)影響評(píng)估、數(shù)據(jù)泄露日志、信息安全評(píng)估等。
· 實(shí)施最先進(jìn)的信息安全措施來保護(hù)個(gè)人數(shù)據(jù),包括定期監(jiān)控、記錄和測(cè)試。
· 在項(xiàng)目早期考慮數(shù)據(jù)保護(hù)的影響。
· 實(shí)施響應(yīng)性投訴處理和數(shù)據(jù)保護(hù)權(quán)利流程。
· 在 ICO 注冊(cè)為費(fèi)用支付者。
· 監(jiān)控合規(guī)框架的有效性。
物業(yè)交易需要仔細(xì)評(píng)估和分配各方之間的數(shù)據(jù)保護(hù)責(zé)任,以幫助處理意外情況,例如數(shù)據(jù)泄露或大量數(shù)據(jù)訪問或租戶的反對(duì)請(qǐng)求。
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