今天小編來(lái)給大家分享一些關(guān)于董事長(zhǎng)秘書(shū)需要做哪些事情 強(qiáng)大的秘書(shū)方面的知識(shí)吧，希望大家會(huì)喜歡哦

1、董事長(zhǎng)電話的如何處理

2、董事長(zhǎng)約見(jiàn)客人以及臨時(shí)客人如何接待與安排

3、內(nèi)部分公司及各部門(mén)上報(bào)董事長(zhǎng)文件、材料報(bào)告如何處理

4、董事長(zhǎng)的信函郵件、報(bào)刊的接收與轉(zhuǎn)交

5、董事長(zhǎng)辦公室的內(nèi)務(wù)管理

6、董事長(zhǎng)口頭指示轉(zhuǎn)達(dá)

7、董事長(zhǎng)外出行程用車(chē)、及票務(wù)辦理及生活安排

8、相關(guān)信息的匯集與整理提供

9、董事長(zhǎng)參加各類(lèi)會(huì)議有關(guān)準(zhǔn)備

10、負(fù)責(zé)參加對(duì)外活動(dòng)的所需物品的準(zhǔn)備、及相關(guān)信息的提供

11、提醒董事長(zhǎng)已經(jīng)計(jì)劃的行程和工作日程和已經(jīng)預(yù)約的外事活動(dòng)

12、負(fù)責(zé)文件及意見(jiàn)的記錄與轉(zhuǎn)達(dá)、各類(lèi)報(bào)告的匯總與傳遞

13、負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)下達(dá)的指令完成情況的督辦與反饋

14、董事長(zhǎng)直接交辦的工作

15、董事長(zhǎng)召見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)、員工的聯(lián)系與安排

16、一般文字的整理

17、與總經(jīng)理辦公室其他人員及時(shí)溝通，為董事長(zhǎng)做好其它相關(guān)工作

方法/步驟

董事長(zhǎng)電話的如何處理1、對(duì)于打給董事長(zhǎng)的電話首先禮貌、客氣、委婉地讓客人自我介紹清楚身份。2、如果實(shí)屬董事長(zhǎng)的電話，客人同意轉(zhuǎn)達(dá)的，準(zhǔn)確做好來(lái)電記錄，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)，并留好客人的聯(lián)系方式。3、客人來(lái)電話內(nèi)容重要，確需要董事長(zhǎng)接聽(tīng)的電話，要在得到董事長(zhǎng)同意的情況下，轉(zhuǎn)接過(guò)去。4、來(lái)話所涉及的內(nèi)容屬于一般的業(yè)務(wù)范疇、具體業(yè)務(wù)部門(mén)可以接待的，轉(zhuǎn)到具體部門(mén)處理。

董事長(zhǎng)約見(jiàn)客人以及臨時(shí)客人如何接待與安排1、對(duì)于董事長(zhǎng)約見(jiàn)的客人，在方便的時(shí)間通過(guò)電話（特殊情況、專(zhuān)程代表董事長(zhǎng)前往）與約見(jiàn)客人聯(lián)絡(luò)。2、根據(jù)董事長(zhǎng)的意見(jiàn)，向客人轉(zhuǎn)達(dá)約見(jiàn)的目的和約見(jiàn)的時(shí)間，客人不能如期赴約，提前或者推遲，還要爭(zhēng)求董事長(zhǎng)意見(jiàn)，同意或者另行約定時(shí)間。3、 根據(jù)約見(jiàn)的客人距離遠(yuǎn)近，提前一定的時(shí)間提醒董事長(zhǎng)，如因特殊情況董事長(zhǎng)改變約見(jiàn)時(shí)間，要及時(shí)通知客人，作好解釋和時(shí)間變更說(shuō)明。4、客人如期光顧的直接引導(dǎo)到董事長(zhǎng)辦公室，如客人是第一次見(jiàn)面的要互相介紹，然后上茶水，隨后退出。并且二次上茶時(shí)間間隔15分鐘、三次上茶時(shí)間間隔20分鐘。5、如果客人來(lái)到時(shí)正逢董事長(zhǎng)正在進(jìn)行其他重要的事務(wù)，不能馬上約見(jiàn)的，要先引導(dǎo)到接待室等候、做必要的說(shuō)明和禮節(jié)性的溝通。6、接近就餐時(shí)間、征求董事長(zhǎng)的意見(jiàn)預(yù)定酒店或通知食堂做準(zhǔn)備。7、根據(jù)客人需要以及重要程度提前與本部門(mén)負(fù)責(zé)車(chē)輛人員溝通、做客人用車(chē)準(zhǔn)備。8、臨時(shí)突然來(lái)訪的客人，先了解客人客人的身份與目的，如認(rèn)為有必要董事長(zhǎng)會(huì)見(jiàn)，在得到同意做引見(jiàn)。或者婉言謝絕、或者介紹到有關(guān)部門(mén)。

1、分公司、各部門(mén)上報(bào)董事長(zhǎng)的傳真、文件、材料，每天匯總整理兩次， 分別于11：30、 17：00上報(bào)。對(duì)于緊急的文件，隨時(shí)上報(bào)。并向董事長(zhǎng)口頭說(shuō)明急緩程度。2、對(duì)于多份材料根據(jù)類(lèi)別、根據(jù)急緩程度、按先后順序排列好。3、對(duì)于急件、請(qǐng)求董事長(zhǎng)盡快答復(fù)的，可以提醒董事長(zhǎng)在期限內(nèi)給予答復(fù)。4、對(duì)董事長(zhǎng)批復(fù)的文件及時(shí)發(fā)回原部門(mén)。緊急批復(fù)可以先電話通知批復(fù)結(jié)果，隨后傳遞。

1、信件、資料、進(jìn)行初選，屬于一般商業(yè)函件，拆閱轉(zhuǎn)給有關(guān)部門(mén)或者當(dāng)場(chǎng)作廢。2、屬于私人信件、材料，沒(méi)有董事長(zhǎng)的允許，直接轉(zhuǎn)給董事長(zhǎng)親自處理。3、董事長(zhǎng)專(zhuān)用的報(bào)刊、雜志每天收齊后一并送交。4、在董事長(zhǎng)授權(quán)下打理個(gè)人郵箱，重要內(nèi)容及時(shí)整理反饋

1、每天早上班后，對(duì)衛(wèi)生員室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生情況做檢查、并指導(dǎo)不周到之處的改善2、對(duì)室內(nèi)整體巡查、如有異常問(wèn)題及時(shí)處理。例如照明是否正常、各類(lèi)電器設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。3、在保持原有桌面文件物品的位置情況下，對(duì)桌面進(jìn)行必要的整理。4、對(duì)于已經(jīng)閱讀完的報(bào)紙進(jìn)行整理、對(duì)于在報(bào)紙有特殊標(biāo)注，單獨(dú)整理存閱。5、對(duì)衣物等用品做整理規(guī)范擺放。6、每天早在董事長(zhǎng)到來(lái)時(shí)裝茶水一杯，中間遞送文件等事情時(shí)、查看杯內(nèi)茶水是否需要補(bǔ)充。

董事長(zhǎng)對(duì)內(nèi)部各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)的口頭指示要做好記錄，按指定的傳達(dá)范圍、指定時(shí)間準(zhǔn)確傳達(dá)。需要當(dāng)時(shí)反饋的，及時(shí)準(zhǔn)確反饋

1、 及時(shí)掌握董事長(zhǎng)的出行情況、適時(shí)通知司機(jī)做好出車(chē)準(zhǔn)備。2、需要乘坐鐵路、航空等交通工具的，根據(jù)日程預(yù)定車(chē)（機(jī)）票，根據(jù)需要確定是否反程的3、提醒乘車(chē)、乘機(jī)時(shí)間。4、 準(zhǔn)備飲水、水果等、以及必備的藥品、書(shū)報(bào)。5、根據(jù)出行目的準(zhǔn)備相關(guān)資料，例如談判、會(huì)議所需要的資料，拜訪客人所需的禮品等。6、根據(jù)出行的遠(yuǎn)近、時(shí)間準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)囊挛?/p>

注意搜集相關(guān)的信息進(jìn)行必要的整理及時(shí)反饋。

1、準(zhǔn)備好參加會(huì)議所需資料。2、準(zhǔn)備好飲用茶水，并視實(shí)際情況及時(shí)補(bǔ)充茶水。

1、說(shuō)明所參加對(duì)外活動(dòng)的背景、注意事項(xiàng)2、準(zhǔn)備參加活動(dòng)必備的材料與物品

負(fù)責(zé)參加對(duì)外活動(dòng)的所需物品的準(zhǔn)備、及相關(guān)信息的提供

1、準(zhǔn)確掌握董事長(zhǎng)的行程與工作日程、按計(jì)劃實(shí)行，并且對(duì)重要日程及時(shí)提醒。2、 如有特殊情況、取消行程和日程及時(shí)通知相關(guān)人員。

1、一般簡(jiǎn)單的事項(xiàng)不安排面見(jiàn)董事長(zhǎng)，可把需要向董事長(zhǎng)匯報(bào)或請(qǐng)示的內(nèi)容做記錄、轉(zhuǎn)達(dá)。2、各類(lèi)報(bào)告、請(qǐng)示、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、費(fèi)用申請(qǐng)等匯總后轉(zhuǎn)交董事長(zhǎng)、急件單獨(dú)送交。當(dāng)天收到的各類(lèi)需要審批的材料文件等、按急緩分類(lèi)遞送。3、董事長(zhǎng)外出時(shí)，緊急報(bào)告可以及時(shí)通過(guò)電話請(qǐng)示，并把批示結(jié)果 及時(shí)反饋當(dāng)事人。

對(duì)于重要的、時(shí)間緊要的指令下達(dá)后，及時(shí)催辦，并把進(jìn)展情況及時(shí)反饋。

凡是董事長(zhǎng)交辦的事項(xiàng)盡快辦理，如不能獨(dú)立完成的通知相關(guān)人員協(xié)助完成。

1、與所召見(jiàn)的人員聯(lián)系、如能按時(shí)前來(lái)的可以讓其直接進(jìn)入董事長(zhǎng)辦公室。2、對(duì)于因特殊原因不能當(dāng)時(shí)前來(lái)，可與其確定最近時(shí)間，并反饋董事長(zhǎng)，征求意見(jiàn)。

臨時(shí)交待的簡(jiǎn)要文字的材料整理。如有難度可與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)或文字秘書(shū)聯(lián)系，按要求完成。

為全面服務(wù)好董事長(zhǎng)，要經(jīng)常與本部門(mén)其他人員溝通、做好有關(guān)工作。

本文到此結(jié)束，希望對(duì)大家有所幫助。

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